Material sem valor legal ou administrativo foi descartado de forma controlada e destinado à reciclagem, seguindo normas nacionais de preservação documental.
A Polícia Civil de Mato Grosso realizou nesta sexta-feira (24) mais uma etapa do seu programa de gestão documental, com a eliminação de quase três toneladas de documentos que já haviam cumprido o prazo legal de guarda. A ação ocorreu em uma empresa especializada em reciclagem, em Várzea Grande, e integra as medidas voltadas à organização do acervo da instituição, sem comprometer a preservação de registros de valor histórico ou probatório.
Ao todo, foram descartadas 615 caixas-arquivo, totalizando cerca de 2,9 toneladas de papéis produzidos entre 2008 e 2016. Os documentos, oriundos de diversas unidades policiais, permaneceram armazenados no Arquivo Central da Polícia Civil até o encerramento do período de retenção previsto na legislação.
Antes da eliminação, todo o material passou por um rigoroso processo de avaliação técnica. A seleção foi conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por servidores de diferentes áreas, responsável por verificar se cada documento atendia aos critérios legais para descarte. Apenas após a aprovação da comissão e autorização da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, a eliminação foi autorizada.
O transporte do material foi realizado por empresa contratada, que também executou a fragmentação dos documentos em equipamento específico, garantindo a descaracterização completa dos arquivos antes do encaminhamento para reciclagem.
O procedimento segue as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e pela legislação estadual de gestão documental, assegurando que apenas documentos sem valor administrativo, jurídico ou histórico sejam eliminados. Já os registros considerados permanentes permanecem preservados, por sua relevância para a memória institucional, produção de provas e pesquisa histórica.
Localizado no bairro CPA III, em Cuiabá, o Arquivo Central da Polícia Civil reúne documentos encaminhados por delegacias e setores administrativos de todo o Estado, como boletins de ocorrência, inquéritos policiais, processos e outros registros oficiais. A organização periódica desse acervo permite otimizar espaços de armazenamento, fortalecer a gestão documental e garantir maior eficiência na preservação das informações públicas essenciais.
